Zu Beginn stelle ich mich kurz vor. Mein Name ist Lara Lange, ich bin examinierte Gesundheits- und Krankenpflegerin und arbeite bei der Protestantischen Altenhilfe Westpfalz (PAW) beim MPD – Mobile Pflege Donnersberg. Wir haben unseren Sitz im Donnersbergkreis, in Rheinland-Pfalz.
Im Folgenden möchte ich Ihnen unseren Weg zur digitalen Pflegedokumentation in der ambulanten Pflege aufzeigen. Ausschlaggebender Grund war mitunter unsere stetig anwachsende Größe und die damit verbundene Aktenaufbewahrung. Da wir wenig Aufbewahrungsmöglichkeiten haben, war für uns die sinnvollste Lösung Akten zu digitalisieren.
Rückblick: Unsere bisherige Pflegedokumentation
Bevor ich unsere Reise zur digitalen Dokumentation erklären kann, muss ich erläutern, wie der Dokumentationsprozess zuvor aussah:
Wir hatten an zwei Stellen Dokumente von unseren Klienten gelagert. Zum einen in einem Ordner direkt beim Patienten vor Ort. Dort waren Dokumente wie Berichtsblätter, SIS, Maßnahmenpläne, Verordnungskopien, usw. abgelegt. Zum anderen gab es – analog zu dem Ordner beim Kunden – eine Akte im Büro. Hier wurden alle „veralteten“ Dokumente gelagert.
Um den Digitalisierungsprozess beginnen zu können, wird ein Programm benötigt das digitale Dokumentation unterstützt. In unserem Fall arbeite wir mit Vivendi NG, einer intelligenten Softwarelösung für die Pflege, im Büro – und Vivendi mobil auf den ambulanten Touren. Was für die Umstellung benötigt wird, ist vor allem Zeit. Digitalisierung ist mit einem enormen Zeitaufwand verbunden und geht nicht von heute auf morgen.
Unser Weg in die digitale Pflegedokumentation
Schritt 1 in die elektronische Pflegedokumentation:
Unser erster Schritt zur Digitalisierung hatte noch wenig mit Vivendi zu tun. Wir digitalisieren seit Jahren die Klienten-Akten von ausgeschiedenen Kunden und speichern diese auf einem Server.
Mit der Einführung von Vivendi NG und Mobil wurde der Weg für den Ausbau der digitalen Dokumentation geebnet. Wir fingen im ersten Schritt an die Klienten-Akten von aktuellen Kunden zu digitalisieren, indem wir jede Akte aus dem Büro einzeln scannten und in der Dateiablage in Vivendi NG ablegten.
Schritt 2 in die digitale Pflegedokumentation:
Im nächsten Schritt führten wir zunächst eine Doppeldokumentation, einmal auf unseren Papier-Berichtsblättern und zum anderen direkt im Vivendi mobil. So konnten sich unsere Mitarbeitenden daran gewöhnen, ihre Dokumentation mit dem Smartphone durchzuführen.
Dies führten wir ca. 8 Wochen durch, danach sammelten wir alle Berichteblätter aus den Akten ein und scannten diese wieder. Nun war es nur noch möglich, einen Pflegebericht digital zu dokumentieren.
Schritt 3 in die papierlose Pflegedokumentation:
Im nächsten Schritt waren die Vitalwerte mobil zu erfassen. Auch hier führten wir zu Beginn eine Doppeldokumentation und ließen diese langsam ausschleichen. Auch im Bereich der Vitalwerte dokumentieren wir nur noch digital.
Zurzeit sieht unser Dokumentationsprozess wie folgt aus:
- Unsere Mitarbeitenden dokumentieren Vitalwerte und Berichtseinträgt während der Tour digital über das Mobilgerät.
- Das Büropersonal dokumentiert Telefonate digital über den Computer.
- Verordnungen, Genehmigungen, Schriftverkehr mit Kassen oder Angehörigen und alle anderen wichtigen Dokumente in Papierform, werden gescannt und direkt in der Patientenakte im Vivendi abgelegt.
- SIS und Maßnahmenplanung werden entweder mit der Dokumentationsbeauftragten im Büro zusammen am PC verfasst oder vom Mitarbeitenden am Mobilgerät.
- Wunddokumentation wird ebenso entweder direkt über das Mobilgerät aufgenommen oder über den Computer.
- Evaluationen werden ebenfalls on der Dokumentationsbeauftragten im Büro durchgeführt.
Spracherkennung: Eine weitere Erleichterung im Pflegealltag
Weil das Tippen auf den kleinen Mobilgeräten doch manchmal sehr lästig sein kann und vermehrt Zeit in Anspruch nimmt, wurde dieser Prozess noch einmal vereinfacht und erleichtert: Seit diesem Monat nutzen wir die Voize Spracherkennung.
Auf diese Weise können Berichte, Vitalwerte, SIS und Maßnahmenplanung vereinfacht als Spracheingabe erfolgen. Wir sind von Voize wirklich sehr begeistert. Wir haben eine merkliche Zeitersparnis durch die Spracheingabe und die Mitarbeitenden Tippen sich nicht mehr die Finger wund.
PAW: Die Digitalisierung wird in unseren Einrichtungen weiter voranschreiten
Dennoch muss gesagt werden das noch nicht die gesamte Dokumentation direkt digital durchgeführt wird. In den Touren wird fast komplett digital dokumentiert. Ausnahme ist unter anderem unsere BTM-Kontrolle, da dies noch nicht digital unterstützt wird. Auch Leistungsnachweise müssen noch in Papierform ausgefüllt werden. Aber auch hier wird sich zeitnah eine Veränderung ergeben, denn einige Krankenkassen testen derzeit schon die digitale Unterschrift des Patienten. Es ist demnach abzusehen, dass auch diese bald nur noch digital ausgestellt werden.
Im Büro hingegen läuft noch einiges über Papier, das nach Bearbeitung eingescannt und in die Dateiablage eingepflegt wird. Wir arbeiten daran Aufnahmen von neuen Klienten direkt digital vor Ort vorzunehmen. Dies geschieht über ein Tablett und Vivendi mobil App. Pflegevisiten und Beratungsformulare werden noch ausschließlich auf Papier bearbeitet.
Digitale Pflegedokumentation: Die Herausforderungen im Pflegealltag
Sie sehen also: Es müssen einige Prozesse umgestellt werden, um die Digitalisierung vollständig umzusetzen. Diese Umstellungen waren nicht immer mit Jubel und Freude verbunden. Viele Mitarbeitende waren anfangs skeptisch.
Viele wussten nicht, ob sie mit den Handys richtig dokumentieren können, da das Technikverständnis zum Teil nicht groß ist. Wir konnten allerding alle davon überzeugen es wenigstens zu probieren. Und im Nachhinein kommen alle viel besser zurecht als vorher.
Natürlich birgt viel Technik auch gleichzeitig Herausforderungen für die Menschen, die mit der Technik nicht aufgewachsen sind. Deshalb haben wir eine Vivendi Mobil Beauftragte eingerichtet, die bei Fragen und Problemen den Mitarbeitenden zur Seite steht.
Unser Fazit: Wir plädieren für mehr Digitalisierung in der Pflege
Abschließend kann ich nur sagen, es hat sich gelohnt und alle sind mit dieser Entwicklung zufrieden. Wir würden den Weg der Digitalisierung jederzeit wieder genauso gehen.
Digitalisierung ist eine Entwicklung, vor der man sich nicht verstecken kann. Unsere Welt wird zunehmen digitaler und wir als Unternehmen müssen mitziehen. Je früher man das erkennt, desto leichter wird man es am Ende haben.
Ich kann nur allen mobilen Diensten, aber auch stationären Einrichtungen ans Herz legen mit der Digitalisierung von Akten so früh wie möglich zu beginnen. Und hier meine ich nicht nur die Patienten- / Bewohnerakten, sondern auch die Mitarbeiterakten.
Die komplett papierlose Dokumentation ist allerding noch nicht möglich, da fehlt es uns noch an passenden Möglichkeiten. Dennoch sind wir stetig dabei unsere Digitalisierung voranzubringen.
Ich freue mich, dass ich Ihnen einen Einblick in unseren digitalisierten Arbeitsalltag geben konnte und hoffe, damit auch einen entscheidenden Beitrag für andere Einrichtungen zu leisten, die sich diesen Schritt noch nicht gewagt haben.
Fest steht: Wir sind bei der Digitalisierung ganz vorne mit dabei – und für IT-affine MitarbeiterInnen stehen bei uns alle Türen offen.
Ihre Lara Lange
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Quelle Beitragsbild: Photo by Lukas: https://www.pexels.com/photo/selective-focus-photography-of-wireless-keyboard-on-desk-317371/
